Înființare PFA: acte, obligații și modele contracte comerciale PFA

Ordonanţa de urgenţă nr. 44 din 16 aprilie 2008 (OUG 44/2008) reglementează modul în care persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (ÎI) și întreprinderile familiale (ÎF) pot desfășura activități economice în România. Este o lege importantă pentru oricine dorește să înceapă sau să gestioneze o afacere de dimensiuni mici și medii. Setează condițiile pentru înființare PFA ca formă de exercitare a unei activități economice.

Înainte să îți înființezi un PFA, ÎI sau ÎF, este bine să te informezi despre ce activități poți face legal. Înțelege codurile CAEN, pașii pentru înregistrare la Registrul Comerțului, autorizarea activității și regulile care se aplică pentru persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale sau familiale. Acest articol te ajută să înțelegi cum să începi corect o afacere ca PFA.

Înființare PFA: regim general.

Când ai nevoie de înființare PFA?

Desfășori sau intenționezi să ai o activitate care generează venituri? Ai contracte comerciale cu alți operatori economici și dorești să generezi venituri? Oricând ai o activitate economică, trebuie să ai și un PFA.

Activitatea economică este definită cuprinzător, ca orice activitate cu scop lucrativ – ie, pentru obținere de profit. Poate implica producerea, administrarea, înstrăinarea bunurilor sau prestarea de servicii. Orice persoană fizică care desfășoară astfel de activități economice trebuie să își înfiinteze un PFA.

Activitățile desfășurate de PFA pot fi permanente, ocazionale sau temporare. Indiferente de durată, ai nevoie de înțiințare PFA.

Cine poate înființa un PFA, întreprindere individuală sau familială?

Persoanele fizice care doresc să desfășoare activități economice pe cont propriu pot înființa un PFA, o întreprindere individuală sau o întreprindere familială. Trebuie respectate anumite condiții legale – unele generale, altele legate de profesia concretă.

💡 Condiții generale

Capacitate deplină de exercițiu

Poți înființa un PFA, ÎI sau ÎF doar dacă ai împlinit vârsta majoratului și ai capacitate juridică deplină de exercițiu. Mai exact, poți încheia acte și poți răspunde personal pentru activitățile tale. Minorii sub 14 nu au capacitate de exercițiu, iar cei peste această vârstă au capacitate limitată. Prin urmare, nu pot încheia singuri acte juridice prin care să își asume obligații.

Există și persoane majore fără capacitate de exercițiu. Persoanele puse sub interdicție judecătorească sunt persoane majore care, din cauza unor boli psihice, deficiențe intelectuale grave sau alte stări medicale, nu își pot administra singure interesele. Instanța decide instituirea interdicției și numește un tutore care să le reprezinte în acte juridice. Aceste persoane nu pot încheia contracte comerciale, nu pot administra afaceri și nu pot înființa PFA, întrucât nu au capacitatea de acționa singuri.

Calificare profesională sau experiență în domeniu

Pentru înregistrarea unui PFA, trebuie să dovedești fie studii, cursuri, certificate de calificare, fie experiență practică în domeniul în care vrei să desfășori activitatea economică.

Lipsa interdicțiilor legale

Nu poți înființa PFA, ÎI sau ÎF dacă ai interdicții sau dacă nu deții autorizațiile necesare într-un anumit domeniu reglementat. De exemplu, nu poți înființa un PFA dacă ai interdicții judecătorești precum:

• interdicția de a desfășura activități comerciale. Instanța judecătorească poate impune, ca pedeapsă complementară, interzicerea exercitării dreptului de a desfășura o anumită profesie sau activitate. Restricția este pronunțată în cazul infracțiunilor legate de activitatea profesională sau comercială, cum ar fi evaziunea fiscală, frauda, falsul în acte sau alte infracțiuni economice.
• interdicția de a ocupa anumite funcții sau de a gestiona afaceri. Codul penal permite interzicerea dreptului de a ocupa o funcție sau de a gestiona o afacere, inclusiv sub forma unui PFA, dacă activitatea respectivă a fost folosită pentru săvârșirea unei infracțiuni. Din această categorie pot face parte persoanele condamnate pentru corupție, spălare de bani sau alte infracțiuni financiare pot primi o astfel de interdicție.
• interdicția judecătorească pentru faliment fraudulos. Persoanele care au fost condamnate pentru faliment fraudulos sau alte infracțiuni legate de gestionarea defectuoasă a unei afaceri pot fi supuse unei interdicții de a mai iniția activități comerciale. Poate include activitățile comerciale sub forma unui PFA. Interdicția poate fi temporară (până la stingerea consecințelor falimentului) sau, în cazuri grave, permanentă.

Există și situații de incompatibilitate, în care nu poți înființa un PFA pentru ca ai fi în conflict de interese cu altă activitate pe care o desfășori. Exemple sunt:

• funcționarii publici. Legea interzice funcționarilor publici să exercite alte activități remunerate în sectorul privat care să fie în legătură directă sau indirectă cu atribuțiile exercitate în funcția publică. Restricția urmărește evitarea unui conflict de interese. Nu este o interdicție absolută pentru toți funcționarii publici. Majoritatea categoriilor pot desfășura activități economice dacă activitatea PFA-ului nu intră în conflict cu atribuțiile sale de serviciu și nu încalcă regimul incompatibilităților.
• anumite profesii reglementate. Dacă o persoană exercită o profesie care necesită apartenența la un corp profesional (de exemplu, avocați, notari, medici), aceasta nu poate înființa un PFA pentru activități care intră în conflict cu reglementările specifice profesiei respective.

💡 Regimuri speciale pentru înființare PFA

Dacă ai o profesie liberală, cel mai probabil trebuie să respecți un regim special pentru înființare PFA. Asemenea profesii sunt reglementate de legi speciale și sunt supravegheate de diverse corpuri profesionale. Pentru exercitarea lor, ai nevoie de autorizații, licențe, diplome sau diverse calificări care condiționează procedură de înființare PFA.

Exemple de profesii liberale pentru care înființarea PFA se face potrivit unor reglementări speciale sunt:

• consultant fiscal
• medic de familie
• avocat
• contabil autorizat

Există și profesii care, deși nu sunt liberale, pot implica respectarea unor condiții speciale la înființare PFA. Exemple sunt:

• arhitect
• producător agricol
• mecanic auto.

Procedura de înființare PFA

Înființarea unui PFA este un proces relativ simplu, pe care îl poți parcurge pe cont propriu. Implică următorii pași:

➡️ Verifică dacă ai dreptul de înființare PFA

• Trebuie să ai capacitate deplină de exercițiu (vârsta minimă 18 ani, fără interdicții legale).
• Să deții o calificare profesională sau experiență în domeniul în care dorești să activezi (pentru anumite domenii).
• Asigură-te că activitatea pe care o vei desfășura poate fi exercitată prin PFA, conform Codului CAEN.

➡️ Alege și rezervă denumirea PFA

Selectează un nume pentru PFA-ul tău, care să conțină numele tău și specificația „PFA”. Poți verifica și rezerva denumirea la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), inclusiv online.

➡️ Completează cererea de înregistrare

Cererea de înregistrare se completează online pe portalul ONRC sau direct la registrul comerțului județean.

Documentul conține datele personale, activitatea principală (Cod CAEN), adresa sediului profesional și alte informații necesare.

➡️ Pregătește documentele necesare pentru înființare PFA

• Copie după actul de identitate.
• Dovada calificării profesionale (diplome, certificate sau experiență relevantă).
• Dovada sediului profesional (contract de închiriere, declarație de proprietate etc.).
• Chitanța care atestă plata taxelor de înregistrare (taxa ONRC).

➡️ Depune cererea și documentele la Registrul Comerțului

Poți depune personal sau online cererea și anexele. Registrul Comerțului verifică documentele și, dacă sunt conforme, înscrie PFA-ul în registru.

➡️ Obține certificatul de înregistrare și codul unic de identificare (CUI)

După aprobare, vei primi certificatul de înregistrare și codul unic de identificare fiscală, necesar pentru emiterea facturilor.

➡️ Înregistrează-te fiscal la ANAF

După înființare, PFA-ul trebuie să se înregistreze fiscal la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Aici vei declara dacă optezi pentru sistem real sau normă de venit la calculul impozitului.

➡️ Deschide un cont bancar profesional (opțional, dar recomandat)

Un cont bancar dedicat PFA-ului facilitează gestionarea financiară și raportările contabile. Un cont bancar dedicat PFA-ului îți permite să separi banii personali de veniturile și cheltuielile profesionale. Astfel, știi exact câți bani încasezi din activitatea economică și cât cheltuiești pentru desfășurarea afacerii.

Înființare PFA vs. înmatriculare societate cu răspundere limitată (SRL)

Avantaje înființare PFA față de SRL

Comparativ cu societățile cu răspundere limitată (SRL), formele de organizare prevăzute de OUG 44/2008 aduc o serie de avantaje. Sunt importante mai ales pentru cei care vor să înceapă sau să gestioneze o afacere mică sau activități independente.

📌 Înființare rapidă și proceduri reduse

PFA-ul se poate înființa mult mai ușor decât un SRL, într-un timp mai scurt și cu mai puține documente. Nu ai nevoie de capital social, iar procesul de înregistrare este mai puțin birocratic, ceea ce îți permite să începi activitatea fără întârzieri.

📌 Costuri inițiale și administrative mai mici

Costurile pentru înființare, taxe și funcționare sunt semnificativ mai reduse în cazul PFA-ului. Nu plătești capital social minim și ai, în general, cheltuieli mai mici cu contabilitatea și obligațiile fiscale, ceea ce face această formă juridică atractivă pentru afaceri mici și freelanceri.

📌 Gestionare flexibilă a activității și veniturilor

Ca PFA, ai libertatea să îți organizezi programul, să stabilești relațiile cu clienții și să îți adaptezi rapid activitatea la cerințele pieței. În plus, ai posibilitatea să încasezi direct veniturile și să îți administrezi mai simplu afacerea, fără structuri interne complexe sau formalități corporative.

Dezavantaje înființare PFA față de SRL

Deși înființarea unui PFA vine cu avantaje clare, există și câteva dezavantaje importante în comparație cu o societate comercială de tip SRL. Iată ce trebuie să știi înainte să alegi această formă juridică:

📌 Răspundere nelimitată a titularului

Titularul unui PFA, întreprinderi individuale sau întreprinderi familiale răspunde personal și nelimitat pentru toate obligațiile asumate prin contracte comerciale sau alte acte juridice. Spre deosebire de SRL, unde societatea este o persoană juridică distinctă și răspunde exclusiv cu propriul patrimoniu, PFA-ul nu oferă protecție asupra bunurilor personale în caz de datorii sau litigii. Există un patrimoniu de afectațiune pe care aceste forme de organizare a activității comerciale îl pot stabili, dar el nu protejează titluarul ca un SRL.

📌 Limitări în dezvoltarea afacerii

Legislația impune restricții clare în privința dezvoltării unui PFA. De exemplu, un PFA poate angaja cel mult trei salariați cu contract individual de muncă. Această limitare îngreunează extinderea activității sau gestionarea unor proiecte mai complexe, comparativ cu SRL-ul, care nu are astfel de restricții privind numărul de angajați sau volumul operațiunilor.

📌 Povară fiscală și birocratică mai mare pentru titular

Titularii PFA sau ai altor forme prevăzute de OUG 44/2008 sunt direct responsabili pentru toate obligațiile fiscale. Trebuie să asigure înregistrarea la ANAF, plata impozitului pe venit, a contribuțiilor la pensii și sănătate, precum și pentru depunerea declarațiilor fiscale. SRL-ul are, de regulă, un contabil care gestionează aceste obligații. Titularul PFA trebuie să țină singur evidența sau să plătească pentru servicii de contabilitate, ceea ce poate însemna costuri și timp suplimentar. În plus, birocrația excesivă, schimbările legislative frecvente și dificultățile de funcționare ale sistemelor ANAF pot complica și mai mult administrarea fiscală a unui PFA.

Modele contracte comerciale PFA frecvent folosite

Persoanele fizice autorizate (PFA) din România folosesc adesea următoarele tipuri de contracte pentru desfășurarea activităților economice:

✅ Model contract de prestări servicii

Este unul dintre cele mai frecvent utilizate contracte de către PFA-uri. Se folosește pentru furnizarea de servicii către clienți. Poate acoperi servicii precum consultanță, IT, contabilitate, marketing, servicii medicale, servicii creative, de curățenie, renovare etc. Contractul stipulează obiectul serviciilor, termenele de execuție, remunerația și alte condiții specifice.

✅ Model contract de închiriere

Pentru înființare PFA, trebuie să prezinți un document care atestă dreptul de folosință asupra spațiului declarat ca sediu profesional. Adesea, sunt folosite contracte de comodat sau contracte de închiriere, împreună cu dovada proprietății.

În plus, PFA-urile care au nevoie de spații pentru desfășurarea activității (birouri, ateliere, magazine) folosesc frecvent contracte de închiriere. Prin ele, reglementează drepturile și obligațiile părților cu privire la folosința unui imobil pe o perioadă determinată, contra unei chirii. Clauzele contractului de închiriere te pot proteja împotriva unor situații neprevăzute, așadar își recomandăm să folosești un model profesionist sau să comanzi contract personalizat.

✅ Model contract de colaborare

Un model contract de colaborare este adesea folosit între PFA-uri și alte entități sau persoane fizice pentru desfășurarea în comun a unei activități sau pentru subcontractarea anumitor servicii. Acest tip de contract reglementează contribuția fiecărei părți, modalitatea de împărțire a rezultatelor și alte condiții specifice colaborării.

✅ Model contract individual de muncă (CIM)

Deși rare, există situații în care un PFA folosește CIM pentru a angaja persoane care să lucreze în mod direct în cadrul activității sale. VA fi necesar să respecte legislația muncii, întrucât între salariați și PFA se va stabili relația de subordonare specifică acestor rapoarte.

✅ Model contract cesiune drepturi de autor

Acest contract este folosit frecvent de PFA-urile care activează în domenii creative, precum scriitorii, fotografii, artiștii vizuali, designerii grafici. Un model de contract cesiune drepturi de autor reglementează modul în care drepturile de autor sunt cedate de către autor către client, în schimbul unei remunerații.

Model contract de vânzare-cumpărare auto

Utilizat în principal de PFA-urile care desfășoară activități de comerț. Acest contract reglementează vânzarea de bunuri către clienți, stipulând prețul, termenii de livrare, condițiile de plată și garanțiile.

Concluzii: ai nevoie de înființare PFA?

Înființarea unui PFA este una dintre cele mai rapide și accesibile soluții dacă vrei să îți desfășori activitatea economică pe cont propriu. Poate fi o soluție accesibilă pentru cei care doresc să își desfășoare activitatea economică independent, fără a înființa o societate comercială. Un PFA este ideal pentru freelanceri, profesioniști independenți sau mici antreprenori care vor să își valorifice abilitățile într-un cadru legal și simplu. Oferă avantaje precum:

💡 Poți să desfășori activități economice

PFA este umbrela juridică a persoanelor fizice care prestează servicii, produc bunuri sau desfășoară comerț în mod independent. Dacă obții venituri din astfel de activități și nu ești salariat, ai nevoie de un PFA pentru a funcționa legal și pentru a emite facturi către clienții tăi.

💡 Poți să închei contracte comerciale

Ca PFA, poți încheia contracte de colaborare, contracte de consultanță, contracte de prestări servicii și alte tipuri de contracte comerciale. Acest lucru îți permite să colaborezi cu firme, instituții sau persoane fizice și să îți protejezi legal drepturile și obligațiile în relațiile profesionale.

💡 Poți să emiți facturi și să încasezi legal venituri

Fără un PFA sau o altă formă juridică, nu poți emite facturi și nu poți încasa legal venituri din activități independente. Înființarea unui PFA îți permite să ai un cod unic de înregistrare (CUI) și să lucrezi legal cu clienți care solicită documente fiscale pentru plățile efectuate.

💡 Beneficiezi de un regim fiscal specific

PFA-ul îți oferă un cadru legal pentru plata impozitelor și contribuțiilor sociale (CAS, CASS etc.). Deși poate părea mai complicat decât statutul de salariat, funcționarea ca PFA îți permite să îți administrezi singur veniturile și cheltuielile și să beneficiezi de deduceri fiscale pe care salariații nu le au la dispoziție.

💡 Ai flexibilitate în activitate

PFA-ul îți oferă libertate deplină în organizarea programului de lucru, alegerea clienților, stabilirea tarifelor și gestionarea activității tale. Este soluția ideală pentru freelanceri, consultanți, mici antreprenori sau profesioniști care vor să își desfășoare activitatea în mod independent.