5 aspecte despre înregistrarea cu telefonul la locul de muncă

Înregistrarea cu telefonul a conversațiilor la locul de muncă a devenit o practică tot mai frecventă. Este folosită în special în contextul unor potențiale litigii între angajați și angajatori. Dar este înregistrarea cu telefonul la locul de muncă legală sau nu? Cum poate fi folosită înregistrarea convorbirilor angajaților ca probă într-un litigiu angajat-angajator?

1. Ce înseamnă înregistrarea cu telefonul la locul de muncă?

Înregistrarea cu telefonul la locul de muncă înseamnă capturarea audio sau video a unei conversații sau activități folosind un telefon mobil, în context profesional. De obicei, se referă la situații în care un angajat sau chiar angajatorul înregistrează discuții, întâlniri sau alte interacțiuni fără a folosi echipamente speciale de înregistrare.

Poate fi:

🎙️ Înregistrare audio cu telefonul.

Aceasta presupune capturarea unei convorbiri folosind telefonul mobil. Exemple frecvente includ:

• discuții cu colegii de muncă despre sarcini sau proiecte.
• interacțiuni cu superiorii în cadrul întâlnirilor sau ședințelor.

📹 Înregistrare video cu telefonul.

Aceasta implică filmarea unei întâlniri, a unui incident sau a unei activități de la locul de muncă, de regulă cu sunet inclus. Exemple:

• filmarea unor momente în care se produc abuzuri sau încălcări ale regulamentului intern.
• înregistrarea activității unui proiect pentru evidență sau raportare internă.

2. Înregistrarea cu telefonul de către angajat. Este legală?

Înregistrarea cu telefonul la locul de muncă de către un angajat este permisă în anumite condiții. Restricțiile există pentru a proteja drepturile celorlalți angajați și confidențialitatea companiei.

Totuși, drepturile angajaților sunt prioritate în raportul cu angajatorul, astfel că înregistrarea cu telefonul la locul de muncă este mai permisivă decât în alte circumstanțe.

Dacă dorești să realizezi o înregistrare cu telefonul la locul de muncă, ține cont de regulile următoare:

📌 Există consimțământul tuturor participanților pentru înregistrarea cu telefonul.

Înregistrarea unei convorbiri audio sau video la locul de muncă este legală dacă toți participanții își dau consimțământul. De exemplu, atunci când angajatul și colegii sunt de acord să înregistreze o ședință pentru notițe interne, înregistrarea cu telefonul este permisă.

📌 Există un interes legitim pentru înregistrarea cu telefonul.

Legea permite înregistrarea fără consimțământul celorlalți doar în situații în care există un interes legitim.

Un interes justificat poate fi de a demonstra abuzuri, hărțuire sau violență la locul de muncă sau pentru a avea dovadă a unui incident de securitate sau a unei încălcări grave a regulamentului intern. Datele obținute prin înregistrarea cu telefonul trebuie folosite strict în scopul apărării drepturilor și nu trebuie distribuite public fără justificare legală.

📌 Regulamentul intern și contractul individual de muncă permit înregistrarea cu telefonul.

Regulamentul intern al unei companii poate prevedea situații în care înregistrarea cu telefonul este permisă sau interzisă. Similar, clauzele din contractul individual de muncă pot clarifica utilizarea dispozitivelor personale la muncă. Asemenea prevederi nu pot contraveni legislației privind protecția datelor și dreptul la viață privată.

📌 Sunt respectate condiții tehnice și restricții pentru înregistrarea cu telefonul.

Înregistrarea cu telefonul nu trebuie să încalce confidențialitatea informațiilor sensibile sau a datelor personale ale colegilor. Similar, înregistrările audio și video la locul de muncă nu pot fi realizată în spații private, cum sunt toaletele sau vestiarele, sau în contexte în care există o expectativă de intimitate.

3. Înregistrarea cu telefonul ca probă în instanță. Înregistrarea fără acord.

Înalta Curte de Casație și Justiție a validat prin mai multe decizii judecătorești folosirea înregistrărilor audio și înregistrărilor video făcute de angajați ca probe în litigiile de muncă. În general, soluțiile sunt motivate de nevoia de a asigura echitate între părți și de a permite angajaților să se apere în cazul unor abuzuri din partea angajatorului.

Între hotărârile recente, Decizia nr. 39/2024 a Înaltei Curți de Casație și Justiție (ÎCCJ) clarifică aspecte esențiale referitoare la utilizarea înregistrărilor convorbirilor telefonice ca probe în litigiile de muncă. Instanța a stabilit că astfel de înregistrări pot fi admisibile, chiar și fără consimțământul interlocutorului, în anumite condiții.

⚠️ Proba obținută printr-o înregistrare convorbire dintre angajați sau cu un reprezentant al angajatorului poate fi admisă în instanță într-un litigiu de muncă. Chiar dacă înregistrarea a fost realizată fără acordul sau informarea prealabilă a interlocutorului, proba rămâne valabilă.

Totuși, admiterea acestei probe depinde de menținerea unui echilibru corect între dreptul la probă și dreptul la viața privată. De acee, folosirea înregistrării obținute fără acord trebuie să fie strict necesară și proporțională cu scopul de a demonstra situația invocată în proces.

Factorii care influențează admisibilitatea probei înregistrării telefonice includ scopul înregistrării, conținutul acesteia și modalitatea de obținere.

✔️ Scopul înregistrării cu telefonul.

Scopul înregistrării este esențial pentru admisibilitatea acesteia ca probă într-un litigiu angajat angajator. Înregistrările realizate cu intenția clară de a documenta abuzuri, încălcări ale regulamentului intern sau alte situații relevante pentru un eventual proces au șanse mult mai mari să fie acceptate de instanță.

Practic, dacă angajatul folosește telefonul pentru a strânge dovezi care să susțină drepturile sale în fața angajatorului, aceasta dovedește existența unui interes legitim și justifică utilizarea înregistrării ca probă legală.

✔️ Conținutul înregistrării cu telefonul.

Relevanța conținutului este un criteriu-cheie pentru acceptarea probei. Înregistrarea trebuie să fie strict legată de cauza aflată în judecată și să nu includă informații irelevante sau sensibile care ar putea afecta nejustificat viața privată a altor persoane.

De exemplu, discuțiile care nu au legătură cu litigiul sau datele personale ale altor angajați care nu sunt implicate în conflict nu trebuie să fie incluse în înregistrarea cu telefonul, pe cât posibil. Astfel, conținutul trebuie să fie specific și să demonstreze direct situațiile contestate de angajat.

✔️ Modalitatea de obținere a înregistrării audio sau video.

Modul în care a fost realizată înregistrarea influențează considerabil admisibilitatea acesteia. Înregistrarea trebuie să fie efectuată legal, fără a încălca drepturile interlocutorilor sau normele privind confidențialitatea și protecția datelor personale. Aceasta înseamnă că înregistrarea cu telefonul nu poate fi realizată în spații private, cum ar fi toaletele sau vestiarel.

De asemenea, înregistrarea cu telefonul trebuie să fie reală. Instanța analizează dacă înregistrarea a fost realizată corect, legal și nealterată înainte de a o accepta ca probă.

4. Înregistrarea cu telefonul de către angajator. Este legală?

4.1. Regulă: nu este permisă înregistrarea cu telefonul de către angajator.

Codul muncii nu reglementează în mod specific înregistrările conversațiilor între angajator și angajat. Însă, codul muncii protejează drepturile fundamentale ale angajaților și datele lor personale. Mai mult, legalitatea înregistrărilor făcute de angajatori sunt reglementate mai detaliat în Legea nr. 190/2018 privind protecția datelor personale, la art. 5 – Prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul relaţiilor de muncă.

Înregistrarea cu telefonul de către angajator este permisă doar în condiții stricte, deoarece implică dreptul angajaților la viață privată și protecția datelor personale.

În general, angajatorul nu poate înregistra convorbiri telefonice sau video ale angajaților fără a-i informa și fără consimțământul lor.

4.2. Excepții: când poate fi permisă înregistrarea audio sau video de către angajator?

✔️ Există interese legitime pentru înregistrarea audio sau video.

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților prin înregistrarea cu telefonul sau prin supraveghere video este permisă doar dacă interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate și prevalează asupra drepturilor, intereselor și libertăților angajaților.

Legea permite angajatorului să folosească sisteme de supraveghere sau înregistrare în scopuri legitime. Scopuri legitime pot include protecția bunurilor companiei, securitatea informațiilor sau prevenirea abuzurilor.

Aceste măsuri trebuie să fie proporționale și transparente. Practic, angajații trebuie să fie informați cu privire la existența sistemului de înregistrare, scopul acestuia și modalitatea de prelucrare a datelor.

✔️ Informarea angajaților despre înregistrarea audio sau video.

Angajații trebuie să fie informați cu privire la existența oricărui sistem de înregistrare cu telefonul sau alte mijloace de supraveghere încă de la începutul utilizării acestuia. Informațiile trebuie să includă scopul înregistrării, modul în care datele sunt colectate și prelucrate, cine are acces la acestea și durata păstrării lor.

Practic, angajatorul poate comunica aceste detalii prin regulamentul intern, politici interne scrise, afișarea notificărilor în spațiile de muncă sau prin mesaje/e-mailuri oficiale către angajați. În acest fel, angajații sunt conștienți de orice înregistrare cu telefonul sau supraveghere, ceea ce asigură transparența și respectarea dreptului la viață privată.

✔️ Sindicatul sau reprezentanții angajaților trebuie consultați despre înregistrarea audio sau video.

Înainte de implementarea sistemelor de monitorizare, angajatorul trebuie să consulte sindicatul sau reprezentanții angajaților pentru a verifica dacă măsurile propuse sunt adecvate și proporționale.

✔️ Ineficiența altor metode mai puțin intruzive.

Angajatorul trebuie să demonstreze că alte forme și modalități mai puțin intruzive nu au fost eficiente pentru atingerea scopului urmărit.

✔️ Durata stocării datelor din înregistrarea audio sau video.

Angajatorii trebuie să respecte legislația privind protecția datelor atunci când efectuează înregistrarea cu telefonul sau alte mijloace audio-video, la locul de muncă.

Datele cu caracter personal colectate prin monitorizare trebuie păstrate doar pe durata strict necesară, proporțional cu scopul urmărit. În general, înregistrările nu pot fi păstrate nu mai mult de 30 de zile, cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

✔️ Exemple practice când pot fi folosite înregistrări audio sau video de către angajator.

• În cadrul unui interviu de angajare, angajatorul nu poate înregistra discuțiile cu candidatul fără a-l informa în prealabil și fără a obține consimțământul acestuia.
• În relațiile de muncă, conversațiile angajaților nu pot fi înregistrate fără un temei legal clar, precum securitatea sau protecția activității desfășurate.
• Înregistrările pot fi realizate pentru protejarea intereselor legitime, cum ar fi prevenirea fraudelor, asigurarea unui comportament profesional adecvat sau monitorizarea calității serviciilor în call-center-uri și alte domenii în care acest lucru este necesar pentru formare și supervizare. Chiar și în aceste cazuri, înregistrarea cu telefonul sau alte mijloace de monitorizare trebuie efectuată legal, cu respectarea drepturilor angajaților și cu informarea sau obținerea consimțământului acestora.

5. Angajații înregistrați nelegal de angajator au la dispoziție remedii legale.

Angajatorii care efectuează înregistrarea cu telefonul sau folosesc alte mijloace de supraveghere la locul de muncă fără respectarea legislației și fără informarea angajaților riscă sancțiuni semnificative.

Angajații care sunt supuși unei înregistrări cu telefonul sau alte forme de monitorizare nepermise au mai multe remedii legale pentru a-și proteja drepturile:

✅ Sesizarea autorităților de protecție a datelor

Angajații pot depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), dacă consideră că înregistrarea cu telefonul sau alte mijloace de supraveghere video a fost realizată fără respectarea legislației privind protecția datelor personale. Autoritatea poate verifica legalitatea prelucrării și poate aplica sancțiuni angajatorului, inclusiv amenzi considerabile.

✅ Acțiunea în instanță pentru încălcarea vieții private.

Angajații pot solicita despăgubiri civile (daune materiale și morale) printr-o acțiune în instanță, dacă dreptul lor la viață privată sau confidențialitatea datelor personale a fost afectat. Instanța poate obliga angajatorul să înceteze orice practică ilegală și să acorde compensații pentru prejudiciile cauzate.

✅ Contestarea probelor obținute ilegal.

Orice înregistrare cu telefonul realizată fără respectarea legii și fără informarea angajaților poate fi considerată inadmisibilă ca probă într-un litigiu de muncă. Aceasta poate slăbi poziția angajatorului în instanță și poate afecta soluționarea unui litigiu împotriva angajatului.

În cazul unui litigiu de muncă, înregistrările cu telefonul realizate nelegal nu pot fi utilizate ca probe în instanță. Angajații pot contesta admisibilitatea acestor probe, protejându-și astfel drepturile și poziția în proces.

✅ Soluții interne și mediere.

Angajații pot solicita angajatorului încetarea practicilor ilegale prin sesizarea reprezentanților de personal, sindicatului sau managerilor superiori. Similar, angajații pot recurge la mediere pentru a rezolva conflictul înainte de a ajunge în instanță.

Prin aceste remedii, angajații își pot proteja viața privată și pot sancționa utilizarea nelegală a înregistrării cu telefonul, asigurând respectarea legislației și a drepturilor fundamentale la locul de muncă.

FAQ – Înregistrarea cu telefonul la locul de muncă

Pot fi concediat dacă înregistrez conversații cu colegii sau superiorii fără consimțământul lor?

Da, dacă înregistrarea cu telefonul încalcă regulile interne sau dreptul la viață privată al interlocutorilor, angajatorul poate aplica sancțiuni disciplinare, inclusiv avertisment sau concediere. Totuși, instanța poate admite înregistrarea ca probă într-un litigiu dacă servește protejarea drepturilor angajatului.

Angajatorul poate înregistra convorbiri telefonice fără să mă informeze?

În general, angajatorul nu poate face înregistrări fără informarea angajaților. Angajații trebuie să fie informați înainte ca înregistrarea cu telefonul sau alte mijloace să fie realizată la locul de muncă. Există excepții: situațiile strict prevăzute de lege sau când există un interes legitim clar și proporțional, cum ar fi prevenirea fraudelor sau monitorizarea calității serviciilor în call-center.

Dacă angajatorul mă înregistrează ilegal, ce remedii am?

Angajații pot:

• să sesizeze ANSPDCP pentru încălcarea legislației privind protecția datelor
• să ceară despăgubiri în instanță pentru încălcarea vieții private;
• să conteste probele obținute ilegal în litigii de muncă;
• să apeleze la reprezentanții de personal sau sindicat pentru soluționarea internă.

Poate fi folosită înregistrarea cu telefonul ca probă într-un litigiu dacă am înregistrat fără acord?

Da, dar doar dacă instanța consideră că este necesară, proporțională și relevantă pentru protejarea drepturilor angajatului. În caz contrar, înregistrarea poate fi respinsă ca probă.

Există riscuri pentru angajator dacă înregistrează ilegal?

Da. Înregistrarea cu telefonul fără consimțământ poate fi considerată ilegală și poate atrage sancțiuni disciplinare. Angajatorul poate fi sancționat cu amenzi de ANSPDCP, poate fi atras la răspundere civilă și înregistrările ilegale nu pot fi folosite ca probe în instanță.

Ce informații trebuie să primesc dacă angajatorul folosește sisteme de înregistrare?

Angajații trebuie să fie informați despre:

• existenta sistemului de înregistrare;
• scopul și modalitatea prelucrării datelor;
• durata stocării înregistrărilor;
• cine are acces la date.

Pot să înregistrez conversații pentru protejarea intereselor mele?

Da, dar trebuie să fie proporțional și strict necesar pentru protejarea drepturilor angajatului. Instanțele pot admite înregistrarea cu telefonul ca probă doar dacă aceasta este proporțională și relevantă pentru litigiul respectiv.