Ce este certificatul de grefă? Întrebarea pe care și-o pun mii de justițiabili în momentul în care au nevoie să dovedească existența unui dosar sau a unei hotărâri judecătorești. Răspunsul scurt: este un document oficial eliberat de grefa unei instanțe de judecată, care atestă anumite fapte sau acte din cadrul unui dosar aflat pe rolul acelei instanțe.
Certificatul de grefă este solicitat în numeroase situații juridice, precum în proceduri de divorț, succesiuni sau în alte demersuri în care este necesară dovada existenței unui litigiu. Dacă vrei să știi exact certificat de grefă ce este și cum îl poți obține, este util să urmezi pașii legați de identificarea instanței, completarea cererii și depunerea acesteia la registratură.
Cuprins
1. Certificat de grefă: ce este, exact?
Certificatul de grefă este un înscris oficial emis de grefa unei instanțe judecătorești (judecătorie, tribunal, curte de apel etc.). El atestă, la cererea persoanelor interesate, informații existente în evidențele instanței cu privire la un dosar, o hotărâre judecătorească, o calitate procesuală sau alte aspecte de natură procedurală.
Pe scurt, dacă ai nevoie să dovedești în fața unei autorități, a unui angajator sau a unei bănci fapte dintr-un litigiu judecătoresc, ai nevoie de un certificat de grefă. Documentul te ajută să arăți că există un dosar pe rolul instanței, că o hotărâre a rămas definitivă sau că nu figurezi cu hotărâri în evidențele instanței respective.
Certificatul de grefă nu se confundă cu:
✖️ cazierul judiciar – eliberat de Poliție/IGPR, atestă antecedentele penale;
✖️ certificatul de cazier fiscal – emis de ANAF, privește obligațiile fiscale.
2. Tipuri de certificate eliberate de grefă
În funcție de scopul urmărit, grefa instanței poate elibera mai multe tipuri de certificate:
✔️ Certificat privind existența/inexistența unui dosar
Atestă dacă o persoană figurează sau nu ca parte într-un dosar aflat pe rolul unei instanțe. Acest certificat de grefă este utilizat frecvent atunci când trebuie demonstrat oficial dacă există sau nu un litigiu în curs.
✔️ Certificat de rămânere definitivă a hotărârii
Certificatul de grefă poate dovedi că o sentință sau o decizie judecătorească a rămas definitivă, deoarece nu a fost atacată în termenul legal sau toate căile de atac au fost epuizate. Documentul este necesar în multe proceduri administrative sau juridice în care trebuie confirmat caracterul definitiv al hotărârii.
✔️ Certificat de grefă privind stadiul dosarului
Indică faza procesuală în care se află judecata la momentul eliberării certificatului, precum fond, apel sau recurs. Este util atunci când trebuie demonstrată evoluția procedurii într-un dosar aflat pe rolul instanței.
✔️ Certificat de grefă pentru divorț
Certificatul de grefă pentru divorț este un document oficial emis de grefa instanței care atestă informații referitoare la dosarul de divorț al unei persoane. Practic, acest certificat poate confirma:
- dacă persoana figurează ca parte într-un dosar de divorț;
- stadiul procesului (de exemplu, dacă sentința este pe fond, în apel sau recurs);
- dacă hotărârea de divorț a rămas definitivă sau mai poate fi atacată.
Acest document este solicitat frecvent în situații în care trebuie dovedită oficial existența, inexistența sau stadiul unui litigiu de divorț. De exemplu: pentru completarea unor acte notariale, pentru autorități publice, pentru proceduri internaționale sau alte formalități legale.
✔️ Certificat de grefă pentru succesiuni
Atestă că, la nivelul instanței respective, nu există hotărâri judecătorești pronunțate într-un litigiu privind o anumită succesiune. Acest document este adesea solicitat în procedurile notariale pentru stabilirea situației juridice a moștenirii.
✔️ Certificat pentru autorități străine
Este un certificat emis pentru a fi folosit în proceduri internaționale, de exemplu pentru apostilarea unor documente sau pentru recunoașterea hotărârilor judecătorești în alte state. Confirmă anumite informații oficiale din evidențele instanței.
3. Cine poate solicita un certificat de grefă?
Certificatul de grefă poate fi solicitat de orice persoană care justifică un interes legitim. Intră în această categorie: părțile dintr-un dosar (reclamant, pârât, inculpat, parte vătămată), reprezentanții legali sau convenționali (avocați cu împuternicire), moștenitorii legali sau testamentari ai unei părți decedate. De asemenea, orice altă persoană care dovedește un interes juridic direct poate solicita eliberarea unui certificat de grefă.
Terții fără interes legitim dovedit nu au dreptul la eliberarea certificatului. Instanța poate refuza cererea dacă solicitantul nu justifică interesul în mod corespunzător.
4. Documente necesare pentru eliberarea certificatului
Înainte de a te prezenta la grefă, pregătește următoarele acte:
✔️ Cerere scrisă adresată instanței (vezi modelul din secțiunea următoare);
✔️ Copie după actul de identitate al solicitantului (B.I./C.I./pașaport);
✔️ Dovada calității de parte sau a interesului legitim (copie sentință, extras de carte funciară etc.);
✔️ Împuternicire avocațială sau procură notarială, dacă cererea este depusă prin reprezentant;
✔️ Chitanța de plată a taxei judiciare de timbru, după caz – verifică la grefă suma actualizată;
✔️ Numărul dosarului de instanță, dacă este cunoscut.
5. Procedura pentru obținerea certificatului de grefă
➡️ Pasul 1 – Identifică instanța competentă.
Dacă te întrebi certificat de grefă ce este și de unde se obține, primul pas este să identifici instanța competentă. Certificatul de grefă se solicită întotdeauna de la instanța pe al cărei rol se află sau s-a aflat dosarul la care se referă informațiile cerute. Verifică pe portalul instanțelor sau în documentele dosarului dacă acesta este înregistrat la o judecătorie, tribunal sau curte de apel.
➡️ Pasul 2 – Completează cererea.
Pentru a obține documentul, trebuie depusă o cerere prin care soliciți eliberarea certificatului. Dacă vrei să înțelegi mai clar certificat de grefă ce este, trebuie să știi că acesta se eliberează doar la solicitare, pe baza unei cereri scrise în care precizezi datele tale, numărul dosarului și informațiile pe care dorești să le ateste certificatul. Este important ca cererea să fie completată corect și lizibil, pentru a evita întârzierile.
➡️ Pasul 3 – Achită taxa de timbru.
În funcție de tipul certificatului solicitat, este posibil să fie necesară plata unei taxe judiciare de timbru. Deși unele situații sunt scutite de taxă, în alte cazuri instanța poate solicita achitarea unei sume stabilite prin lege. Pentru a afla exact costul și condițiile, verifică la registratura instanței sau pe portalul instanțelor de judecată.
➡️ Pasul 4 – Depune cererea la registratură sau grefă.
După completarea cererii, aceasta trebuie depusă la registratura instanței sau direct la grefa secției unde se află dosarul. Acolo se înregistrează solicitarea și se atribuie un număr de înregistrare. În practică, dacă vrei să afli rapid certificat de grefă ce este și cum se obține, aceasta este etapa în care cererea ta intră oficial în evidența instanței.
➡️ Pasul 5 – Ridică certificatul.
După procesarea cererii, instanța va elibera certificatul de grefă solicitat. Termenul de eliberare este relativ scurt, dar avriază în funcție de instanță și de volumul de activitate. Judecătoriile din localități mici eliberează de obicei certificatul în 1-3 zile lucrătoare, în timp ce tribunalele și instanțele cu volum mare de dosare pot necesita 5-10 zile lucrătoare.
În unele situații, certificatul poate fi ridicat chiar în aceeași zi sau transmis prin e-mail, dacă ai solicitat acest lucru în cerere. Dacă ai o urgență justificată, poți solicita eliberarea în regim de urgență – decizia aparține grefierului-șef.
6. Model de cerere pentru eliberarea certificatului de grefă
Domnului/Doamnei Președinte al/a ___________________________
CERERE DE ELIBERARE A CERTIFICATULUI DE GREFĂ
Subsemnatul/a ________________, cetățean român, domiciliat/ă în ________________, identificat/ă cu C.I. seria __ nr. ________, eliberată de ________ la data de ________, în calitate de ________________ (reclamant/pârât/parte interesată) în dosarul nr. ________/________, aflat pe rolul ________________,
vă rog să binevoiți a dispune eliberarea unui certificat de grefă prin care să se ateste:
☐ existența/inexistența dosarului menționat;
☐ rămânerea definitivă a hotărârii pronunțate în dosar;
☐ stadiul actual al judecății;
☐ altele: ______________________________________
Certificatul îmi este necesar în vederea _________________________________ (ex: prezentării la Biroul Notarial / angajator / autoritate publică).
Anexez prezentei cereri: copie C.I.; ________________ (alte documente relevante); chitanța nr. __ din data de ______ privind plata taxei de timbru în cuantum de ____ lei (dacă este cazul).
Solicit eliberarea certificatului: ☐ personal la sediul instanței / ☐ prin poștă / ☐ pe e-mail: ________________
Data: ____________ Semnătura: ________________
7. Taxe și costuri
Costul eliberării unui certificat de grefă este, în general, redus. Certificate eliberate din oficiu de instanță sunt gratuite. Cele solicitate de parte pentru uz propriu implică, de regulă, o taxă judiciară de timbru cuprinsă între 0 și 20 de lei, conform O.U.G. nr. 80/2013. Dacă certificatul urmează să fie apostilat pentru utilizare internațională, se aplică tarife separate la instituția competentă.
Taxele se pot modifica periodic. Verifică întotdeauna suma actualizată direct la grefa instanței sau pe portal.just.ro.
8. Certificat de grefă ce este și cum obții: întrebări frecvente
❓ Certificatul de grefă are termen de valabilitate?
Nu există o prevedere legală expresă. Instituțiile solicitante (notari, bănci, autorități) acceptă, de regulă, certificate emise cu cel mult 30-90 de zile înainte de prezentare. Verifică cerința specifică a instituției căreia îi este destinat documentul.
Certificatul de grefă reflectă situația dosarului la momentul eliberării. Dacă apar modificări ulterioare (apel, recurs, modificări de părți), poate fi necesară eliberarea unui nou certificat.
❓ Pot solicita certificatul de grefă online?
Din ce în ce mai multe instanțe acceptă cereri transmise prin e-mail și eliberează certificatul tot electronic, cu semnătură digitală. Verifică pe site-ul oficial al instanței sau sună la secretariat pentru opțiunile disponibile. Exemplu de cerere online aici.
❓ Certificatul de grefă este același lucru cu extrasul de dosar?
Nu. Extrasul de dosar conține lista actelor depuse și termenele acordate, fără a certifica oficial anumite fapte juridice. Certificatul de grefă atestă în mod expres un fapt specific – de exemplu, că hotărârea a rămas definitivă. Dacă ai nevoie de forță probantă oficială, solicită certificatul.
❓ Ce se întâmplă dacă grefa refuză să elibereze certificatul?
Refuzul nejustificat poate fi contestat pe cale administrativă, printr-o plângere adresată președintelui instanței, sau prin acțiune în instanță. Solicită în scris motivele refuzului și consultă un avocat dacă situația persistă.
❓ Am nevoie de avocat pentru a obține certificatul?
Nu. Poți depune cererea personal, fără reprezentare juridică. Avocatul devine util în situații mai complexe – dosare cu mai multe părți, proceduri internaționale sau documente în limbi străine.
❓ Pot cere un certificat de grefă dacă dosarul meu este vechi și arhivat?
Da, instanța poate emite certificatul chiar și pentru dosarele arhivate. Termenul de eliberare poate fi mai lung, iar unele instanțe pot solicita taxe suplimentare. Cererea trebuie depusă la instanța unde se află dosarul (de obicei, cea care a judecat în fond).
❓ Am nevoie de certificat de grefă pentru autorități străine, ce trebuie să fac?
Trebuie să soliciți certificatul de la instanța competentă și să menționezi că documentul va fi folosit în străinătate; ulterior poate fi apostilat sau tradus pentru uz internațional.
