Rapiditatea este esențială când conduci o afacere. Așa s-a născut o practică frecventă ca un contract scanat să fie transmis prin e-mail sau aplicații precum WhatsApp după ce este semnat de una sau de ambele părți. Procedura economisește timp și elimină necesitatea trimiterii documentelor în original, însă ridică o întrebare importantă: ce valoare juridică are un contract scanat?
În majoritatea situațiilor, nu este la fel de sigur ca un contract semnat în original – olograf (de mână) – sau cu semnătură electronică calificată. În cazul unui litigiu, modul în care a fost semnat și transmis documentul poate influența valoarea sa probatorie și ușurința cu care poate fi dovedită autenticitatea acestuia.
În continuare explicăm ce spune legislația română, care sunt riscurile utilizării unui contract scanat și cum îți poți proteja mai bine interesele.
Cuprins
1. Este valabil un contract scanat?
În dreptul român, majoritatea contractelor se încheie prin simplul acord de voință al părților, fără ca legea să impună o anumită formă. Acesta este principiul consensualismului, prevăzut de codul civil și care guvernează majoritatea contractelor.
Prin urmare, faptul că un contract este scanat și transmis electronic nu îl face, în sine, lipsit de efecte juridice. Dacă părțile și-au exprimat acordul asupra clauzelor contractuale, contractul poate produce efecte între acestea.
Totuși, existența contractului și conținutul său trebuie dovedite în cazul unui litigiu. Tocmai aici apar principalele diferențe dintre un exemplar original și un contract scanat.
2. Poate fi contestat un contract scanat în instanță?
Un contract scanat poate fi contestat, la fel ca orice alt înscris sub semnătură privată.
Problema principală nu este existența documentului, ci posibilitatea de a demonstra că semnătura aparține într-adevăr persoanei indicate și că documentul nu a fost modificat ulterior.
O semnătură olografă își pierde caracterul de original în momentul în care este transformată într-o imagine PDF sau JPEG. Dacă una dintre părți susține că nu a semnat contractul ori afirmă că pagina care conține semnătura a fost atașată ulterior unui alt document, verificarea autenticității devine mult mai dificilă.
În practică, instanța va aprecia contractul scanat împreună cu celelalte probe existente în dosar, cum ar fi:
- corespondența purtată între părți;
- confirmările primite prin e-mail;
- ordinele de plată;
- facturile emise;
- executarea efectivă a obligațiilor contractuale;
- orice alte împrejurări care demonstrează existența acordului de voință.
Cu cât există mai multe probe care confirmă executarea contractului, cu atât este mai puțin probabil ca autenticitatea acestuia să fie pusă la îndoială.
Pe aceeași linie de gândire, dacă singurul document disponibil părții este o copie scanată, iar partea adversă o contestă, sarcina probei poate deveni dificilă. Există chiar riscul ca partea să nu poate accesa unele proceduri prevăzute de lege care necesită acorduri scrise. Ordonanța de plată este o asemenea procedură.
3. Contract scanat sau semnătură electronică? Care este diferența?
Mulți antreprenori confundă scanarea unui contract cu semnarea electronică a acestuia, însă cele două situații sunt complet diferite.
În cazul unui contract scanat, documentul este semnat pe hârtie, apoi este transformat într-o copie electronică și transmis celeilalte părți. Semnătura rămâne una olografă, doar documentul a fost stocat într-o formă electronică.
În schimb, un contract semnat electronic este creat și semnat direct în format digital, fără a fi necesară imprimarea documentului.
Cea mai sigură variantă este utilizarea semnăturii electronice calificate, care, potrivit legislației aplicabile, produce efecte juridice echivalente cu cele ale semnăturii olografe și oferă un nivel ridicat de securitate împotriva modificării documentului.
Din punct de vedere practic, un contract semnat cu semnătură electronică calificată este mult mai dificil de contestat decât un simplu contract scanat și chiar și decât unul semnat olograf.
4. Sunt valabile contractele semnate prin DocuSign în România?
Platforme precum DocuSign, Adobe Sign sau Dropbox Sign sunt utilizate pe scară largă pentru semnarea documentelor la distanță.
Aceste platforme pot utiliza diferite tipuri de semnături electronice, în funcție de opțiunile alese și de nivelul de identificare al semnatarului.
În România, valabilă universal este doar semnătura electronică calificată. Semnăturile avansate sau simple pot fi valabile doar în circumstanțe speciale, în general generate de un acord prealabil al părților. Citește mai multe despre semnăturile electronice aici.
În cazul în care semnătura electronică este contestată, platformele generează, de regulă, o pistă de audit (audit trail), care conține informații precum:
- data și ora semnării;
- adresa IP;
- adresa de e-mail utilizată;
- istoricul operațiunilor efectuate asupra documentului.
Aceste informații pot constitui probe importante pentru dovedirea autenticității documentului în cadrul unui litigiu.
5. Este recomandat să semnezi fiecare pagină a unui contract scanat?
Legea nu obligă părțile să semneze fiecare pagină a unui contract.
Cu toate acestea, în cazul unui contract scanat, parafarea sau semnarea fiecărei pagini reprezintă o măsură practică de siguranță. Părțile adoptă aceasta metodă pentru a se asigura că paginile nu sunt schimbate după semnarea contractului.
Dacă este semnată doar ultima pagină, există riscul ca, ulterior, paginile anterioare să fie înlocuite cu un alt conținut, păstrând aceeași pagină care conține semnătura.
Acest risc este redus semnificativ atunci când documentul este semnat cu o semnătură electronică calificată, deoarece orice modificare ulterioară a documentului invalidează semnătura.
6. Cine poate semna un contract în numele unei firme?
Indiferent dacă este vorba despre un exemplar original sau despre un contract scanat, documentul trebuie semnat de o persoană care are dreptul legal de reprezentare.
Înainte de a încheia un contract cu o societate, este recomandat să verifici dacă semnatarul este:
- administratorul societății;
- reprezentantul legal;
- persoană împuternicită prin procură sau mandat.
În lipsa dreptului de reprezentare, pot apărea litigii privind opozabilitatea sau validitatea actului față de societate.
7. Ce se întâmplă dacă părțile semnează contractul în zile diferite?
În practică, este foarte frecvent ca una dintre părți să semneze contractul într-o zi, iar cealaltă câteva zile mai târziu.
În lipsa unei clauze contrare, contractul se consideră încheiat în momentul în care acceptarea ajunge la cunoștința ofertantului, potrivit regulilor generale din Codul civil. Adică atunci când a semnat ultima parte la contract.
Pentru a evita orice neclaritate privind momentul de la care încep să curgă termenele contractuale, este recomandat să fie inclusă o clauză precum: „Prezentul contract intră în vigoare la data ultimei semnături.”
Această formulare elimină eventualele dispute privind data producerii efectelor contractului.
8. Întrebări frecvente despre contractul scanat
❓ Este valabil un contract scanat trimis pe e-mail?
În multe situații, un contract scanat poate produce efecte juridice. Totuși, în cazul unui litigiu, autenticitatea și conținutul său pot fi analizate de instanță împreună cu celelalte probe administrate. Lipsa originalelor semnate olograf de ambele părți poate duce la invalidarea contractului.
❓ Este valabil un contract scanat trimis pe WhatsApp?
Transmiterea prin WhatsApp nu anulează valabilitatea contractului. Mesajele și documentele transmise prin această aplicație pot constitui mijloace de probă, însă valoarea lor va fi apreciată în funcție de circumstanțele concrete ale fiecărui caz, conform punctului anterior.
❓ Este obligatorie semnarea fiecărei pagini?
Nu. Legea nu impune această obligație, însă semnarea sau inițializarea fiecărei pagini reprezintă o măsură de protecție împotriva modificării ulterioare a documentului.
❓ Este mai sigură semnătura electronică decât un contract scanat?
În general, da. Semnătura electronică calificată oferă garanții suplimentare privind identitatea semnatarului și integritatea documentului. Este semnificativ mai dificil de contestat decât un simplu contract scanat și chiar decât unul olograf.
Concluzie
Un contract scanat reprezintă o soluție practică și rapidă pentru încheierea multor raporturi contractuale, însă nu oferă întotdeauna același nivel de siguranță juridică precum un exemplar original sau un document semnat cu semnătură electronică calificată.
Cu cât valoarea contractului este mai mare sau obligațiile asumate sunt mai importante, cu atât este recomandat să utilizezi modalități de semnare care reduc riscul unor litigii privind autenticitatea documentului și identitatea semnatarilor.
📌 Ai nevoie de un contract redactat profesionist? Modelele noastre de contracte sunt actualizate conform legislației în vigoare și includ clauze adaptate semnării la distanță, astfel încât să îți protejezi cât mai bine interesele juridice.
