Semnarea contractelor a devenit considerabil mai simplă și mai sigură. Datorită dezvoltării tehnologiei digitale și adoptării cadrului legal actualizat, putem folosi semnătură electronică contracte. Legea nr. 214 din 5 iulie 2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere (cunoscută ca Legea 214/2024) aduce reglementări esențiale pentru modul în care folosim semnătura electronică în contracte, fie ele comerciale sau uzuale.
Indiferent că vorbim despre un model de contract de prestări servicii, un contract de consultanță, un contract de vânzare-cumpărare sau un contract de închiriere, legea oferă acum un cadru clar pentru semnarea electronică a documentelor. Le oferă valoare juridică și protecție legală în fața instanțelor de judecată și partenerilor de afaceri.
Exista legislație privind semnătura electronică și înainte de 2024. Mai exact, Legea nr. 455/200. Dar aceasta era incompletă și genera incertitudini juridice în aplicare semnătură electronică contracte. Prin contrast, Legea 214/2024 reglementează clar folosirea semnăturii electronice calificate și avansate. Contractele semnate electronic sunt acum recunoscute oficial.
Acest articol îți explică pas cu pas cum se aplică noile reguli. Află care sunt avantajele semnăturii electronice în contractele de prestări servicii, colaborări comerciale sau tranzacții la distanță. Află cum te poți asigura că documentele tale digitale respectă legea și oferă protecția necesară.
Ce tipuri de semnătură electronică contracte poți folosi?
Potrivit Legii 214/2024 privind semnătura electronică, există trei tipuri de semnătură electronică recunoscute legal, fiecare cu o valoare juridică diferită și aplicabilitate specifică în cazul contractelor comerciale:
- Semnătura electronică simplă.
- Semnătura electronică avansată.
- Semnătura electronică calificată.
Toate aceste forme pot fi folosite pentru semnarea electronică a unor modele de contracte comerciale, însă efectele juridice ale fiecăreia diferă considerabil. Pentru a evita probleme legale, este esențial să cunoști ce semnătură este potrivită în funcție de tipul de contract.
Semnătura electronică calificată este emisă de furnizori autorizați de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Este echivalentă legal cu semnătura olografă. Aceasta este forma cu cea mai mare valoare juridică și este recomandată atunci când vrei ca un contract comercial să aibă efecte obligatorii între părți, fără dubii.
Semnăturile electronice simple și avansate sunt generate prin platforme ca DocuSign sau Adobe Sign. Ele nu sunt întotdeauna suficiente din punct de vedere legal. Produc efecte juridice doar în anumite situații prevăzute de lege, iar în lipsa unei reglementări explicite, contractele comerciale semnate astfel pot fi considerate nule sau lipsite de forță juridică.
Pentru a evita situațiile în care semnezi electronic un contract și descoperi ulterior că nu este valabil, îți recomandăm să citești cu atenție acest articol. Alegerea corectă a tipului de semnătură electronică te ajută să eviți litigii, legate de contractele comerciale sau între persoane fizice pe care le folosești.
Semnătura electronică calificată în contracte.
Semnătura electronică calificată – noțiune.
Semnătura electronică calificată este cea mai sigură și completă formă de semnătură electronică, recunoscută legal pentru semnarea contractelor comerciale. Potrivit Legii 214/2024, aceasta are aceeași valoare juridică precum o semnătură olografă, fiind valabilă și opozabilă între părți, fără a necesita alte dovezi suplimentare.
În termeni tehnici, semnătura calificată este un tip de semnătură electronică avansată, creată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de generare a semnăturii și bazată pe un certificat calificat emis de un furnizor autorizat. Certificatul confirmă identitatea titularului – cel puțin numele sau pseudonimul – și leagă în mod unic semnătura de semnatar.
Pentru a obține o semnătură electronică calificată, este necesar un proces de validare a identității. Aceasta se face printr-un furnizor acreditat, autorizat de Autoritatea pentru Digitalizarea României, iar semnătura este generată prin intermediul unor soluții de autentificare puternică, precum:
- autentificare prin OTP (One-Time Password).
- aplicații precum Google Authenticator sau Microsoft Authenticator.
- metode biometrice (recunoaștere facială, amprentă).
Acest tip de semnătură este recomandat în special pentru modele contracte comerciale semnate electronic, pentru că elimină riscurile privind validitatea actului și este pe deplin conform cu regulamentul eIDAS și legislația națională actualizată.
Când folosești semnătura electronică calificată în contracte comerciale?
Semnătura electronică calificată poate fi utilizată pentru semnarea oricărui tip de contract, având valoare juridică deplină, echivalentă cu semnătura olografă. Este ideală atât pentru contracte între firme, cât și între persoane fizice.
Poți aplica semnătura calificată pentru contracte comerciale. De exemplu, firmele pot folosi semnătură electronică calificatp pentru:
- model contract de parteneriat
- contract de prestări servicii
- contracte din industria IT
- model act constitutiv SRL
Persoanele fizice pot folosi semnătura electronică calificată pentru semnarea contracte. Poți semna modele contracte precum:
În plus, semnătura electronică calificată este necesară în relația cu autoritățile publice, în special pentru transmiterea documentelor oficiale în format digital. Un exemplu concret este procedura de înființare firmă SRL, care se poate realiza complet online prin platforma ONRC. Întregul dosar – inclusiv actul constitutiv și declarațiile – se poate depune cu o semnătură electronică calificată validă.
Această formă de semnătură este recunoscută oficial de instituțiile statului. Devine din ce în ce mai des cerută pentru transmiterea documentelor în relația cu ANAF, Registrul Comerțului, instanțele sau alte autorități administrative.
Modelele de contracte comerciale Rontract conțin mențiuni care permit părților să folosească semnătură electronică calificată.
Semnătura electronică avansată în contracte.
Semnătura electronică avansată – noțiune.
Semnătura electronică avansată este o formă intermediară de semnătură digitală. Ea asigură identificarea semnatarului și integritatea contractului comercial . Este utilă mai ales în mediul privat, pentru modele contracte comerciale care implică tranzacții importante sau colaborări recurente.
Potrivit legislației aplicabile, pentru ca o semnătură electronică avansată să fie recunoscută, trebuie să respecte următoarele condiții tehnice și juridice:
- Identificarea semnatarului – semnătura trebuie să fie asociată cu o persoană clar identificabilă și verificabilă.
- Control exclusiv al semnatarului – semnătura este generată de semnatar folosind un dispozitiv sau o metodă aflată sub controlul său, cum ar fi un certificat digital, un token de semnătură, sau un cod OTP transmis prin SMS sau aplicații de autentificare.
- Integritatea documentului – semnătura garantează că documentul nu a fost modificat după semnare. Orice alterare ulterioară duce la invalidarea semnăturii.
- Legătură unică cu documentul – semnătura este legată strict de contractul semnat și nu poate fi reutilizată pe alte documente, de către alte persoane.
Datorită acestor caracteristici, semnătura electronică avansată este utilizată frecvent în semnarea contractelor comerciale la distanță, în colaborări între firme, în industria IT sau pentru documente interne ale companiilor. Totuși, este important de reținut că valoarea juridică a acestor contracte depinde de context și de acordul părților privind validitatea modalității de semnare.
Când este valabilă semnătura electronică avansată?
Semnătura electronică avansată poate fi utilizată legal pentru semnarea unor contracte, însă valabilitatea acestora depinde de mai mulți factori. Condițiile sunt reglementate prin Legea 214/2024. Un contract semnat cu o semnătură avansată produce efecte juridice în următoarele condiții:
- Contractul este semnat cu o semnătură electronică avansată creată cu un certificat digital emis de o autoritate publică sau un prestator de servicii de încredere calificat din România.
- Contractul este recunoscut de partea căreia îi este opus, adică celălalt semnatar execută total sau parțial obligațiile asumate. De exemplu, dacă un furnizor livrează o parte dintr-o comandă, aceasta poate fi considerată o recunoaștere tacită a contractului.
- Părțile au agreat în mod expres, printr-un document semnat anterior (cu semnătură calificată sau olografă), că vor folosi între ele semnătura electronică avansată ca mijloc valid de semnare.
Legea 214/2024 introduce și o excepție importantă. Atunci când contractul este semnat într-un sistem închis și semnătura electronică avansată este emisă de o persoană juridică de drept privat, aceasta produce aceleași efecte juridice ca o semnătură olografă. Dar numai în acel sistem. De exemplu, o companie de leasing auto poate implementa un sistem digital propriu, prin care clienții și partenerii semnează contracte rapid.
Exemple de modele contracte semnate cu semnătură electronică avansată
Pentru semnarea contractelor cu semnătură electronică avansată se folosesc platforme specializate, care oferă un mediu sigur pentru validarea semnatarului și protejarea conținutului contractual. Printre cele mai populare se numără DocuSign, Adobe Sign, Trusted.ro (certSIGN) și OneSpan Sign. Unele dintre aceste platforme pot emite și semnături electronice calificate, în funcție de serviciile achiziționate și de nivelul de autorizare local.
Modele de contracte comerciale sau civile unde poți folosi semnătura electronică avansată:
- Contract între companie și freelancer pentru livrarea unui proiect (ex: design grafic, consultanță, traduceri).
- Contract de închiriere echipamente sau spații comerciale, încheiat între două firme, fără a fi necesară întâlnirea fizică.
- Contract de furnizare de bunuri sau servicii între două persoane juridice.
- Acord de confidențialitate (NDA) între două companii care intenționează să colaboreze, în care semnătura electronică avansată oferă garanții privind identificarea părților și validitatea documentului.
Modelele de contracte Rontract conțin mențiuni care permit părților să folosească semnătură electronică avansată.
Semnătura electronică simplă în contracte.
Semnătura electronică simplă – noțiune.
Semnătura electronică simplă este cea mai accesibilă formă de semnătură digitală, utilizată frecvent în mediul online pentru validarea acceptului în tranzacții de zi cu zi. Deși nu oferă același nivel de securitate ca semnătura avansată sau cea calificată, aceasta poate produce efecte juridice în anumite situații, conform Legii 214/2024.
Este un tip de semnătură digitală ale cărei elemente nu îndeplinesc toate condițiile impuse pentru semnătura avansată. Mai exact, o semnătură electronică simplă:
- nu este neapărat legată exclusiv de semnatarul contractului.
- nu garantează identificarea completă a semnatarului.
- nu este creată cu un nivel ridicat de securitate sub controlul exclusiv al semnatarului.
- nu oferă garanții privind integritatea documentului după semnare.
Cu toate acestea, semnătura electronică simplă rămâne o metodă rapidă și convenabilă, mai ales în cazul documentelor cu risc redus.
Exemple de modele contracte semnate cu semnătură electronică simplă
Dacă ai acceptat recent termenii și condițiile pe o platformă online sau ai plasat o comandă pe un magazin virtual, este foarte probabil că ai folosit deja o semnătură electronică simplă fără să realizezi. Acestea sunt doar câteva situații comune:
- Acceptarea termenilor și condițiilor prin bifarea unei căsuțe într-un magazin online.
- Înregistrarea unui cont sau plasarea unei comenzi, prin acceptul implicit asupra politicilor.
- Tastarea numelui într-un câmp de semnătură dintr-un formular digital.
- Semnătura grafică pe un ecran tactil (ex. la curier, la primirea coletului).
- Trimiterea unui e-mail de tip „Sunt de acord” ca răspuns la un contract sau o propunere de colaborare.
- Semnarea informală a unui acord simplu de livrare sau prestare de servicii.
Când este valabilă semnătura electronică simplă într-un contract?
Semnătura electronică simplă poate avea valoare juridică și poate produce aceleași efecte ca o semnătură olografă, dar doar în anumite condiții:
- Valoarea contractului este sub jumătate din salariul minim brut pe economie, la data semnării.
- Partea adversă recunoaște contractul semnat cu semnătură simplă, inclusiv prin executarea sa (chiar și parțial).
- Ambele părți sunt profesioniști și au agreat anterior, printr-un înscris semnat cu semnătură calificată sau olografă, că vor conferi semnăturii simple aceleași efecte juridice ca semnăturii olografe. Acest acord trebuie să cuprindă recunoașterea riscurilor și a sarcinii probei.
Un exemplu practic: două firme pot stabili, printr-un model de contract cadru pentru prestări servicii, că vor semna comenzile ulterioare prin semnătură simplă.
Modelele de contracte Rontract conțin mențiuni care permit părților să folosească semnătură electronică simplă.
Semnături electronice în contracte comerciale: aspecte practice
Întrebări și răspunsuri semnătură electronică contracte.
Sunt valabile contractele semnate electronic?
Conform Legii 214/2024, contractele semnate electronic sunt recunoscute ca având aceeași valoare juridică ca și cele semnate pe hârtie, cu condiția ca tipul de semnătură electronică utilizată să fie conform reglementărilor legale. Astfel, o semnătură electronică calificată aplicată pe un model de contract are efectele unei semnături olografe și este valabilă fără alte condiții suplimentare. În schimb, valabilitatea semnăturilor electronice avansate sau simple depinde de îndeplinirea unor condiții specifice prevăzute de lege pentru fiecare tip în parte.
Ce procedură trebuie să urmez pentru semnarea unui contract electronic?
Semnarea unui contract electronic, fie el un model standard sau unul personalizat, implică următorii pași esențiali:
- Pregătirea documentului pentru semnătură electronică contracte. Pregptesște modelul de contract în format digital (PDF, Word etc.). Asigură-te că este verificat de ambele părți. Poți negocia clauze și modifica conținutul până la aplicarea unei semnături electronice.
- Alegerea tipului de semnătură electronică: părțile trebuie să decidă dacă este necesară o semnătură simplă, avansată sau calificată, în funcție de natura contractului și riscurile aferente. Pentru o alegere corectă, este recomandat să consulți un avocat specializat în contracte.
- Semnarea efectivă a contractului: forma finală a documentului va fi semnată electronic de fiecare parte, prin intermediul platformei de semnătură electronică aleasă. Semnăturile pot fi aplicate pe același document sau pe documente separate, în funcție de acordul părților.
- Confirmarea semnăturii și arhivarea: după semnare, contractul este salvat și arhivat în format electronic, fiind disponibil pentru verificări ulterioare atât părților, cât și, în anumite condiții, terților autorizați.
Ce avantaje oferă semnarea contractelor cu semnătură electronică?
Legea 214/2024 a fost concepută pentru a facilita semnarea rapidă și sigură a contractelor în format electronic, eliminând necesitatea prezenței fizice a părților. Printre avantajele principale se numără:
- Economie de timp și resurse: Contractele pot fi semnate instant, chiar și de la distanță, fără întârzieri birocratice.
- Siguranță sporită: Semnăturile electronice calificate și avansate asigură autenticitatea și integritatea documentelor, prevenind orice modificări ulterioare.
- Gestionare digitală simplificată: Documentele pot fi stocate electronic, eliminând nevoia arhivării fizice și facilitând accesul rapid la acestea.
Pot semna un contract de prestări servicii cu un freelancer folosind DocuSign?
Da, platforma DocuSign este acceptată pe scară largă pentru semnarea electronică a contractelor. iDocuSign oferă opțiuni de semnătură electronică avansată, bazate pe autentificare prin OTP (One-Time Password) sau certificate digitale verificate, ceea ce face ca un contract semnat astfel să fie valabil și recunoscut juridic, conform legislației în vigoare.
Ce se întâmplă dacă una dintre părți modifică un contract semnat electronic cu semnătură calificată sau avansată?
Orice modificare a unui contract semnat electronic cu semnătură calificată sau avansată va duce la invalidarea automată a semnăturii aplicate anterior. Acest lucru se datorează faptului că semnătura electronică este legată criptografic de conținutul exact al documentului, iar orice alterare, chiar și minoră, este detectată de sistem și indică o tentativă de manipulare. Prin urmare, modificarea unui astfel de contract face ca documentul să nu mai aibă valoare juridică, fiind necesară semnarea unei noi versiuni.
Pot fi semnate acte autentice (ex.: acte notariale) cu semnătura electronică?
Contractele sau documentele care, potrivit legii, trebuie autentificate la notar (de exemplu, împuterniciri notariale, contracte de vânzare-cumpărare imobile) nu pot fi valabil semnate doar cu semnătură electronică, chiar și calificată. În aceste cazuri, formalitățile notariale sunt obligatorii, iar semnătura electronică nu poate înlocui autentificarea legală efectuată de notar.
Poate un angajator să utilizeze semnătura electronică pentru contractele de muncă?
Da, în baza Legii nr. 214/2024, contractele individuale de muncă pot fi semnate electronic.Condiția este ca ambele părți să fie de acord cu aplicare semnătură electronică contracte. Totuși, pentru a evita eventualele litigii legate de valabilitatea documentului, este recomandată utilizarea semnăturii electronice calificate în cazul contractelor de muncă.
Sunt recunoscute în instanță contractele de prestări servicii semnate cu semnătură electronică?
Da, potrivit legislației în vigoare, un contract de prestări servicii semnat cu semnătură electronică avansată sau calificată are valoare probatorie în instanță și poate fi folosit ca probă în caz de litigiu, la fel ca un contract semnat olograf.
Pentru contractele cu valoare ridicată sau cu impact juridic important, este recomandată utilizarea semnăturii electronice calificată, care oferă siguranță maximă și recunoaștere juridică deplină. Pentru tranzacțiile curente sau contractele cu risc redus, semnătura electronică avansată poate fi o soluție eficientă, cu condiția să fie acceptată de toate părțile.
Recomandări semnătură electronică contracte.
Alege tipul de semnătură electronică potrivită.
Ia în considerare natura contractului și riscurile asociate. Pentru contractele cu valoare ridicată sau cu impact juridic important, este recomandată utilizarea semnăturii electronice calificată, care oferă siguranță maximă și recunoaștere juridică deplină. Pentru tranzacțiile curente sau contractele cu risc redus, semnătura electronică avansată poate fi o soluție eficientă, cu condiția să fie acceptată de toate părțile.
Alege furnizorul.
Folosește platforme autorizate și recunoscute oficial în România pentru semnarea electronică a contractelor comerciale. Furnizorii acreditați de Autoritatea pentru Digitalizarea României, precum Trusted.ro, DocuSign sau Adobe Sign, asigură respectarea cerințelor legale și securitatea procesului de semnare digitală.
Adaptează contractele pentru semnătură electronică contracte.
Include clauze contractuale clare privind utilizarea semnăturii electronice, specificând tipul acceptat, condițiile de valabilitate și procedura aplicabilă. Aceste prevederi ajută la prevenirea disputelor și clarifică drepturile și obligațiile părților implicate în procesul de semnare electronică.
Efectuează verificări.
Verifică cu atenție identitatea semnatarilor, mai ales în cazul semnăturilor electronice avansate și calificate. Procesele de autentificare cu One-Time Password (OTP), certificare digitală sau metode biometrice oferă un nivel ridicat de securitate și contribuie la validitatea juridică a contractelor semnate electronic.
Arhivează.
Asigură arhivarea sigură și accesul controlat la contractele semnate electronic, utilizând sisteme digitale care garantează integritatea și confidențialitatea documentelor. Păstrarea copiilor de rezervă și respectarea normelor privind protecția datelor personale sunt esențiale în gestionarea arhivelor electronice.
Întreabă avocat despre semnătură electronică contracte.
Consultă un avocat specializat în contracte comerciale și semnături electronice pentru a te asigura că toate documentele și procedurile respectă legislația în vigoare și pentru a beneficia de suport în redactarea clauzelor specifice semnăturii electronice.
Informează-ți oamenii despre semnătură electronică contracte.
Educa-ți echipa și partenerii despre avantajele și utilizarea corectă a semnăturii electronice în contractele comerciale. Instruirea și comunicarea eficientă reduc erorile, cresc încrederea în procesele digitale și facilitează adoptarea rapidă a noilor tehnologii în cadrul organizației.
