Vânzarea unui imobil din România poate fi complicată, dacă te afli în străinătate. Lipsa prezenței fizice nu împiedică însă tranzacția, dacă procedezi corect. Soluția este simplă: o împuternicire notarială prin care desemnezi un reprezentant legal să acționeze în numele tău.
În acest articol explicăm pas cu pas cum să obții o împuternicire notarială pentru vânzare imobil, când nu ești în tară. Află ce trebuie să faci pentru o procură validă, recunoscută de autoritățile române, fără a fi prezent personal.
Cuprins
1. Când ai nevoie de o împuternicire notarială pentru vânzare?
1.1. Ce este împuternicirea notarială pentru vânzare sau cumpărare?
Împuternicirea notarială este un document legal prin care o persoană (mandantul) acordă dreptul unei alte persoane (mandatarul) să acționeze în numele său.
În contextul vânzării unui imobil, o împuternicire notarială permite mandatarului să semneze contractul, să depună acte la notar și să finalizeze tranzacția. Documentul este redactat de un notar și are valoare juridică obligatorie.
O împuternicire notarială poate fi de 2 tipuri, în funcție de obiectul ei:
- împuternicire notarială pentru vânzare: proprietarul împuternicește o persoană să vândă un teren sau un teren + construcție.
- împuternicire notarială pentru cumpărare: cumpărătorul împuternicește o persoană să cumpere un imobil și, eventual, să îndeplinească formalitățile administrative privind transferul proprietății.
Contractul final de vânzare-cumpărare va fi încheiat de persoana care dă împuternicirea și nu de împuternicit. Cel din urmă doar semnează documentele necesare pentru perfectarea tranzacției.
1.2. De ce este necesară o împuternicire notarială de vânzare sau cumpărare?
Contractul de vânzare asupra unui imobil trebuie încheiat în formă autentică. Autentificarea notarială este o condiție de valabilitate fără de care dreptul de proprietate nu se poate transfera. Dacă partea nu se poate prezenta personal, contractul de vânzare-cumpărare se va semna de către împuternicit, iar împuternicirea trebuie să îndeplinească aceleași cerințe de formă ca actul final.
Împuternicirea notarială de vânzare sau de cumpărare este necesară atunci când proprietarul imobilului sau , după caz, cumpărătorul nu poate fi prezent fizic la notar.
Aceasta poate fi din motive personale, profesionale sau pentru că locuiește în străinătate. O împuternicire notarială garantează că toate acțiunile întreprinse de mandatar sunt legale și recunoscute de autoritățile române.
1.3. Ce condiții trebuie să îndeplinească o împuternicire notarială pentru vânzare sau cumpărare?
Pentru a fi validă, împuternicirea notarială trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
- să fie autentificată de un notar public din țara unde te afli;
- să precizeze clar drepturile și limitele mandatarului;
- să fie specială, adică să identifice corect obiectul tranzacției și puterile reprezentantului;
- să fie apostilată conform Convenției de la Haga;
- să fie tradusă în limba română de un traducător autorizat;
- să fie prezentată unui notar român înainte de finalizarea vânzării.
1.4. Când se folosește o împuternicire notarială?
O împuternicirea notarială se folosește în principal pentru:
✔️ Vânzarea sau cumpărarea propriu-zisă a unui imobil (teren sau teren + construcții).
O împuternicire notarială pentru vânzarea sau cumpărarea unui imobil permite mandatarului să reprezinte titularul în tranzacții imobiliare fără ca acesta să fie prezent fizic.
În funcție de specificul speței, mandatarul poate avea dreptul să:
- negocieze prețul și condițiile tranzacției,
- să accepte sau să refuze condiții propuse de partea adversă,
- să reprezinte partea în fața terților, cum ar fi agenții imobiliari, intermediari, bănci sau instituții publice, pentru obținerea acordurilor sau certificatelor necesare,
- să ridice sau să transmită documentele esențiale pentru creditarea imobilului, în cazul achizițiilor cu împrumut bancar.
✔️ Predarea titlurilor de proprietate sau efectuarea de verificări.
Vânzarea imobilelor este adesea precedată de verificări (procese de due diligence). În principal, cumpărătorul verifică titlul de proprietate al vânzătorului, autorizațiile pe care imobilul le deține și eventuale alte sarcini sau limitări ale dreptului de proprietate.
Printr-o împuternicire notarială pentru vânzarea sau cumpărarea unui imobil, mandatarul poate fi îndreptățit să participe la asemenea verificări. În funcție de obiectul împuternicirii notariale, mandatarul poate să:
- predea toate documentele necesare către cumpărător, în numele proprietarului.
- să efectueze verificări în registrele de publicitate imobiliară.
- să obțină copii ale titlurilor de proprietate de la autoritățile publice.
- să angajeze avocați sau experți în topometrie pentru efectuarea de verifici asupra terenurilor / construcțiilor.
Puteri de reprezentare precum cele de mai sus garantează transferul corect și complet al drepturilor și obligațiilor asupra imobilului. De aceea, este important să folosești o împuternicire notarială redactată profesionist.
✔️ Semnarea documentelor notariale asociate tranzacției.
Printr-o împuternicire notarială pentru vânzarea sau cumpărarea unui imobil, mandatarul poate semna în numele mandantului toate documentele notariale necesare tranzacției.
Acestea includ contractul de vânzare-cumpărare, declarațiile fiscale și alte acte care trebuie autentificate de notar.
✔️ Gestionarea formalităților administrative.
Printr-o împuternicire notarială, mandatarul poate avea dreptul de a gestiona toate formalitățile administrative, inclusiv plata taxelor aferente tranzacției și depunerea actelor la autoritățile competente. Astfel, procesul de transfer proprietate devine mult mai rapid și eficient pentru persoana aflată în străinătate.
✔️ Înscrierea ipotecilor sau a altor tipuri de garanții.
Mandatarul poate, printr-o împuternicire notarială, să efectueze înscrieri de ipotecă sau alte garanții legale asupra terenului sau construcției. Acest lucru este util pentru protejarea intereselor financiare ale mandantului și pentru validitatea juridică a garanțiilor, atunci când sunt asociate tranzacției.
Nu mai puțin, o împuternicire notarială poate fi utilă pentru gestionarea înregistrării servituților, drepturilor de trecere sau altor drepturi reale care afectează proprietatea.
2. Împuternicire notarială pentru vânzare, în 5 pași
📌 Pasul 1: Descarcă modelul de împuternicire pentru vânzare teren sau vânzare teren + construcții de pe Rontract. Tradu documentul.
Folosind modelul de împuternicire notarială oferit de Rontract, economisești timp și ești sigur că documentul respectă legislația română în vigoare. În loc să pierzi ore în șir încercând să redactezi o procură de la zero, primești un document gata formulat, clar și adaptat pentru vânzarea unui teren sau a unui teren cu construcții, care include toate drepturile necesare reprezentantului tău: semnarea contractelor, gestionarea actelor adiționale și reprezentarea ta în fața notarului.
Împuternicirile oferite de Rontract sunt:
✔️ speciale – identifică toate elementele necesare perfectării tranzacției.
✔️ redactate și verificate de avocat.
✔️ conforme codului civil și legislației speciale.
✔️ ușor de completat.
✔️ pot fi ușor autentificate de notarul public.
După ce ai descărcat documentul, va trebui să în traduci în limba țării în care te afli. De ce? Pentru că pasul următor este autentificare împuternicirii de către un notar public din țara respectivă. Notarii publici vor autentifica documente doar în limba pe care o cunosc.
Pentru această traducere nu ai nevoie de traducător autorizat. O poți face pe cont propriu. Este însă important ca sensul formulărilor din modelul de împuternicire notarială folosit să fie păstrat.
📌 Pasul 2: Alege un notar public din țara în care te afli, pentru autentificarea documentului.
După ce ai tradus împuternicirea în limba tării în care te afli, trebuie să identifici un notar public care să autentifice procura.
Notarul public din tara în care te afli va întocmi împuternicirea notarială conform cerințelor legale internaționale. Este esențial ca acesta să cunoască procedurile pentru documentele destinate utilizării în străinătate.
Notarul public la care vei prezenta împuternicirea poate ajusta unele formulări. Totuși, este recomandabil este să păstreze pe cât de mult posibil formulările standard acceptate de autoritățile din România, pentru a nu risca respingerea ulterioară a procurii.
Trebuie să te asiguri că notarul poate aplica prevederile Convenției de la Haga privind apostila (pasul următor). Fără această validare, documentul nu va fi recunoscut oficial în România. De aceea, este recomandat să contactezi notarul înainte de autentificare, pentru a confirma procedura completă de autentificare și apostilare.
📌 Pasul 3: Solicită legalizarea prin apostilă.
După autentificarea de către notarul public din țara în care te afli, următorul pas este apostilarea împuternicirii.
Ce este apostila?
Apostila este un certificat oficial care atestă autenticitatea unui act emis într-o țară și permite folosirea lui în alt stat care face parte din Convenția de la Haga din 1961.
Apostila confirmă autenticitatea semnăturii și a funcției notarului. Confirmă că împuternicirea notarială a fost emisă de un noatr competent.
Fără apostilă, documentul nu va fi recunoscut oficial în România.
Consultă aici lista țărilor parte la Convenția de la Haga.
Ce acte pot fi apostilate?
Actele care pot fi apostilate sunt cele emise de autorități publice alte statelor. Pot fi apostilate:
- acte notariale (împuternicire notarială, contracte, testamente autentificate);
- certificate de naștere, căsătorie, deces (pe teritoriul UE asemenea acte pot fi exceptate de la apostilă);
- diplome și certificate de studii;
- alte documente oficiale emise de autorități publice.
Dacă vrei să folosești în străinătate o procură sau un act emis în România, trebuie să aplici apostila pe document pentru ca acesta să fie recunoscut oficial în țara respectivă. La fel se întâmplă dacă vei să folosești în România documente emise în străinătate.
Cum se obține apostila?
Apostila trebuie aplicată în țara în care a fost emisă împuternicirea. În funcție de legislația locală, procesul poate dura de la câteva zile la câteva săptămâni.
Este recomandat să verifici cerințele specifice pentru documentele notariale destinate străinătății. Unele țări permit apostilarea direct la biroul notarului, altele necesită o autoritate superioară, precum o autoritate a statului desemnată în acest scop.
Ce faci dacă țara în care te afli nu este parte la Convenția de la Haga?
Pentru actele emise în străinătate care trebuie să fie recunoscute în România, procedura depinde de țara de origine și de tratatele internaționale la care aceasta este parte.
Dacă documentul provine dintr-o țară care a semnat Convenția de la Haga din 1961, este suficient să fie aplicată apostila Haga de către autoritatea competentă din țara respectivă. Aceasta poate fi un notar, un minister sau o instituție desemnată oficial. Odată apostilat, documentul va fi recunoscut automat în România, fără a fi nevoie de alte formalități suplimentare.
În schimb, dacă actul provine dintr-o țară care nu este parte din Convenția de la Haga, este necesară legalizarea diplomatică sau consulară.
Procesul presupune ca documentul să fie mai întâi legalizat de autoritatea competentă din țara respectivă și apoi confirmat la consulatul sau ambasada României. Doar după această procedură actul va fi recunoscut oficial în România.
Pot folosi servicii de apostilare online?
Apostila emisă online de o autoritate oficială (de exemplu, portalul MAI din România pentru acte electronice) are aceeași valoare legală ca apostila tradițională pe hârtie. Platformele oficiale folosesc mecanisme de securitate digitală, precum semnătura electronică sau coduri de verificare, care asigură autenticitatea documentului.
Documentele electronice apostilate pot fi folosite atât în România, cât și în țările semnatare ale Convenției de la Haga, fără alte formalități suplimentare.
Este esențial să aibă un format acceptat și o apostilă autentică. Așadar, dacă folosești un serviciu online de apostila, asigură-te că vei obține o apostilă oficială.
Serviciile online oferă adesea și opțiunea de curier pentru documentele fizice, ceea ce este recomandabil să soliciți.
💡 Sfat practic: înainte de a folosi documentul în România, verifică dacă apostila emisă online respectă cerințele instituției românești care îl va primi. În general, pentru documentele electronice și cele apostilate în țările Haga, acestea sunt recunoscute fără probleme.
Cine emite apostila în România?
➖ Prefecturile (instituțiile prefectului)
Emit apostila pentru:
- acte de stare civilă (certificate de naștere, căsătorie, deces);
- acte emise de autorități locale (primării, consilii locale, școli);
- adeverințe sau alte documente administrative eliberate de instituții publice locale.
Exemplu: Certificatul tău de naștere eliberat de Primărie se apostilează la Prefectura județului unde a fost emis.
➖ Ministerul Educației
Apostilează:
- acte de studii (diplome, foi matricole, certificate profesionale);
- documente din învățământul preuniversitar și universitar.
De regulă, actele trebuie vizate anterior de inspectoratul școlar sau de universitatea emitentă, înainte de a fi trimise pentru apostilare.
➖ Ministerul Justiției
Apostilează:
- acte notariale (împuternicire autentică, contracte, declarații, traduceri legalizate);
- acte judiciare (hotărâri judecătorești, extrase, certificate eliberate de instanțe).
Cererea se depune la Ministerul Justiției, direct sau prin poștă. În unele cazuri se poate face programare online.
➖ Ministerul Afacerilor Externe (MAE)
Nu eliberează apostile, dar intervine în legalizarea consulară a documentelor pentru țările care nu sunt parte la Convenția de la Haga.
📌 Pasul 4: O împuternicire notarială apostilată în străinătate trebuie tradusă de un traducător autorizat în România.
Documentul autentificat de noatrul străin și apostilat trebuie tradus de un traducător autorizat din România. Traducerea trebuie să fie fidelă și completă, pentru a evita refuzul la notar.
Este important ca traducătorul să fie autorizat de Ministerul Justiției. Uneori, notarul român poate solicita și legalizarea traducerii. Aceasta verifică conformitatea între textul original și traducere.
Fără traducere autorizată, împuternicirea notarială nu poate fi utilizată pentru tranzacții imobiliare. Poți să pregătești traducerea simultan cu procesul de apostilare pentru a economisi timp.
📌 Pasul 5: Împuternicirea notarială tradusă poate fi autentificată la un notar public din România.
Ultimul pas este prezentarea documentului la un notar public român. Notarul verifică autenticitatea și legalitatea împuternicirii și a apostilei. De asemenea, se asigură că varianta tradusă este corectă și poate fi folosită în scopul urmărit.
Notarul public poate solicita documente suplimentare sau clarificări înainte de a emite o împuternicire notarială finală. Acest proces garantează că împuternicirea notarială este recunoscută oficial, iar tranzacția se poate finaliza fără probleme juridice.
3. Împuternicire notarială din străinătate – recomandări
✅ Împuternicirea notarială trebuie să fie conformă legii din ambele țări relevante.
Înainte de a merge la notar în țara în care te afli, obține un modele standard de împuternicire notarială pentru vânzări imobiliare acceptat în România. Precum modelele oferite de Rontract.
Împuternicirea notarială trebuie să respecte simultan legislația țării în care se emite și legislația română. Nerespectarea cerințelor din oricare jurisdicție poate duce la nulitatea împuternicirii notariale sau la imposibilitate folosirii ei în România.
✅ Împuternicirea notarială trebuie să fie expresă și specială.
Mandatul acordat prin împuternicire notarială este limitat la acțiunile specificate în document. Reprezentantul nu poate depăși limitele mandatului fără riscuri legale.
De aceea, este important să folosești un model de împuternicire care să conțină toate elementele necesare în România pentru încheierea unui contract de vânzare-cumpărare imobil.
✅ Pregătește toate documentele de identificare cerute de notarul din străinătate.
Fiecare stat are propriile cerințe privind forma și conținutul unui document de tip împuternicire notarială.
Înainte de programare, verifică dacă notarul solicită pașaportul, cartea de identitate sau alte acte suplimentare (de exemplu, dovada adresei de domiciliu, facturi de utilități).
Lipsa unuia dintre aceste documente poate duce la refuzul autentificării împuternicirii. Pregătirea completă din timp scurtează semnificativ durata procesului și asigură că împuternicirea poate fi ulterior apostilată și recunoscută în România, fără complicații suplimentare.
✅ Planifică procesul de apostilare din timp.
Deși apostilarea pare o formalitate, în practică durează de la câteva zile până la câteva săptămâni. În funcție de volumul de cereri și de țara în care te afli, unele autorități emit apostile cu întârzieri.
În unele jurisdicții, programările se fac online cu săptămâni înainte, iar documentele se returnează doar prin poștă.
De aceea, este recomandat să inițiezi procesul de apostilare imediat după ce notarul public din țara în care te afli a emis documentul. Planificarea este esențială mai ales dacă trebuie să trimiți actele rapid în România pentru o tranzacție imobiliară sau o procură specială.
✅ Păstrează originalele.
Este recomandat să păstrezi copii digitale și fizice ale documentelor originale, apostilate și traduse. Acestea pot fi utile în caz de controale sau litigii ulterioare cu privire la ce împuternicire notarială ai folosit.
✅ Apelează la traducători autorizați.
O împuternicire notarială apostilată în străinătate trebuie tradusă în limba română de un traducător autorizat înainte de a fi folosit în fața notarului sau a unei autorități din România.
Un traducător autorizat este o persoană care a primit dreptul legal, recunoscut de Ministerul Justiției, de a traduce și certifica documente oficiale. Verifică aici lista traducătorilor autorizați.
Traducerile neautorizate sau incomplete pot fi respinse. Alegând un traducător recunoscut de Ministerul Justiției, te asiguri că traducerea respectă forma juridică cerută și că apostila este recunoscută oficial în România. În plus, o traducere corectă protejează împotriva interpretărilor greșite ale conținutului actului.
4. Împuternicire notarială emisă în străinătate – concluzii
4.1. FAQ despre împuternicire notarială emisă în străinătate
❓ Este valabilă în România o împuternicire notarială emisă în străinătate?
Da. O împuternicire notarială emisă în străinătate este recunoscută în România dacă este apostilată sau legalizată consular, în funcție de țara în care a fost semnată.
Dacă statul respectiv face parte din Convenția de la Haga (1961), este suficientă aplicarea apostilei. Dacă nu, documentul trebuie legalizat de ambasadă sau consulatul României
❓ Trebuie tradusă o împuternicire notarială obținută în străinătate în limba română?
Da, aproape întotdeauna. Pentru a fi folosită legal în România, împuternicirea trebuie tradusă de un traducător autorizat recunoscut de Ministerul Justiției.
Traducerea trebuie apoi legalizată notarial, astfel încât instituțiile din România (notari, instanțe, autorități) să o poată accepta fără dubii privind conținutul.
Excepția poate face doar situația în care poți obține în străinătate o împuternicire notarială bilingvă. În alte cuvinte, dacă notarul care îți autentifică documentul în străinătate vorbește și limba română și poate autentifica un document bilingv.
❓ Pot obține o împuternicire notarială online, din altă țară?
În unele state, da – există notari publici online sau servicii notariale digitale care folosesc semnătura electronică calificată.
Totuși, nu toate documentele emise digital sunt recunoscute automat în România. Din păcate, până în prezent România nu acceptă servicii notariale online, din cauza legislației învechite și a diverselor interese care se opun modernizării.
De aceea, înainte de a folosi un serviciu online, verifică dacă o împuternicire notarială astfel obținută poate fi autentificată conform legislației române. Cel mai ușor este să întrebi direct notarul public care urmează să autentifice documentul în România.
❓ Cât timp este valabilă o împuternicire notarială emisă în străinătate?
Valabilitatea este stabilită chiar în conținutul procurii. Dacă nu se menționează un termen, documentul rămâne valabil până la revocarea expresă de către mandant sau până la realizarea scopului pentru care a fost emis.
Totuși, în practică, instituțiile din România preferă procurile emise recent (în ultimele 6 luni) pentru a evita riscuri privind actualitatea datelor.
❓ Există riscuri dacă folosesc o împuternicire notarială tradusă sau apostilată incorect?
Da. Un document cu apostilă aplicată greșit sau cu traducere neautorizată poate fi refuzat de notarul român ori de autorități. Nu poate fi folosit la încheierea unui contract de vânzare-cumpărare.
Pentru siguranță, folosește doar modele verificate, traducători autorizați și verifică în prealabil cerințele notarului din România. Platforma Rontract.ro oferă modele actualizate de împuternicire notarială și ghiduri practice pentru fiecare tip de tranzacție.
❓ Care este diferența dintre apostilă și legalizarea consulară?
Diferența ține de țara în care este emisă o împuternicire notarială și de modul în care acesta devine valabil internațional.
Apostila este o ștampilă specială emisă conform Convenției de la Haga din 1961. Ea confirmă autenticitatea semnăturii notarului sau a funcționarului care a emis actul.
Dacă documentul tău provine dintr-o țară semnatară (precum Italia, Franța, Canada, SUA etc.), este suficientă aplicarea apostilei – fără alte formalități la ambasadă.
Legalizarea consulară, în schimb, este necesară atunci când țara emitentă nu face parte din Convenția de la Haga. În acest caz, actul trebuie mai întâi legalizat de autoritățile naționale ale statului respectiv, apoi prezentat ambasadei sau consulatului României pentru supra-legalizare.
4.2. Concluzii
Chiar dacă nu poți fi prezent fizic în fața notarului din România, tranzacția poate fi finalizată în siguranță printr-o împuternicire notarială.
Obținerea unei împuterniciri notariale din străinătate pentru vânzarea unui imobil implică cinci pași esențiali: alegerea notarului local, redactarea documentului, apostilarea, traducerea în română și prezentarea la notarul român.
Respectarea riguroasă a fiecărui pas garantează validitatea legală și evitarea complicațiilor ulterioare legate de folosirea procurii.
